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お問い合せ番号の取得

ドットコム通販は、受注管理|通信販売サポートする受注管理ソフト(通販ソフト)です。

配送業者の送り状発行システムで発行された「お問い合せ番号」を取り込みます。

お問い合せ番号の取得とは

配送業者の「送り状発行システム」で発行された「お問い合せ番号」は、そのソフトの機能としてCSV形式のデータで出力出来ます。このCSV形式データを取り込みます。
複数の注文に対して一度に「お問い合せ番号」を取得出来るので便利です。

発行された「お問い合せ番号」は、お客様にお知らせする為に確認メールなどに含めて利用します。

「お問い合せ番号」とは、配送中の商品がどの状態なのかを追跡する為の番号です。
「送り状発行システム」とは、配送業者独自の伝票発行ソフトで以下のものがあります。

  • ヤマト運輸 B2
  • 佐川急便 e飛伝
  • など

※他の配送業者も伝票発行ソフトを提供していますので配送業者にお尋ね下さい。

以下のプログラムの「番号取得」ボタンをクリックするとこの画面が表示されます。

  • 注文詳細
  • 一括処理

これらのプログラムにより取り込むデータ件数が異なります。
データ件数は、画面では、件数として表示されます。

 

データ件数

起動プログラム データ件数
注文詳細 1件
一括処理 1件以上

※これらのプログラムで「番号取得」ボタンを表示するには、「環境設定」-「注文画面|ポイント」画面の以下の項目にチェックを付けます。

  • 配送伝票のお問い合わせ番号をCSVデータより取得する(「番号取得」ボタンを表示する)

 

お問い合せ番号の取得方法

取り込み方法は、2種類。ボタンによって分けています。

取り込み方法 ボタン名称
個別取り込み 「取得」ボタン
一括取り込み 「一括取得」ボタン

まず、配送業者の「送り状発行システム」で発行した「お問い合せ番号」をCSV形式データに出力します。

そのCSV形式データを読み込んで「お問い合せ番号」をドットコム通販の各注文に取り込みます。
取り込む際、CSV形式データのどの位置に「お問い合せ番号」がセットされてくるかを指定します。後は、取り込む為に用意したボタンをクリックするだけ。

「一括取り込み」の場合、CSV形式データの「お問い合せ番号」がどの注文に対応しているかは、お届け先電話番号でチェックしています。この為、CSV形式データには、必ずお届け先電話番号が含まれていなければなりません。

尚、データ件数が少ない場合は、この機能を使わずに「お問い合せ番号」を手入力された方が良いと思います。

(注意)
取り込んだ「お問い合せ番号」と送り状の番号と必ず付き合わせて同じかどうかを確認して下さい。間違えて取り込んだ場合、間違った「お問い合せ番号」をお客様にお知らせすることになります。

 

CSV形式データの注意

「送り状発行システム」で生成したCSV形式ファイルを取り込んだ場合、お届け先電話番号やお問い合せ番号などが正常に取り込まれないことがあります。

この場合、CSV形式ファイルを「メモ帳」等で開いて該当データを " (半角)で括ります。
全ての該当項目を処理したら登録して作業を始めます。

(例)
お届け先電話番号が正常に取り込まれない場合の処理方法

0574-61-0000 を "0574-61-0000" に編集します。

 

画面項目の説明

以下のプログラムの「番号取得」ボタンをクリックするとこの画面が表示されます。

  • 注文詳細
  • 一括処理

画面右側には、「お問い合せ番号」を取り込む為の注文データが表示されます。

 

配送業者

どの配送業者のCSVデータから「お問い合せ番号」を取り込むかを選択します。
最初は、「配送業者の登録」で「標準にする」にチェックを付けた配送業者が表示されます。

 

お問い合わせ番号の位置

CSVデータの先頭から数えて何番目に「お問い合わせ番号」があるか入力します。

※一度でも「登録」ボタンをクリックされたことのある「配送業者」を選択すると初期値としてその時の値がセットされます。

の内容です。

 

「CSVデータ取り込み」ボタン

このボタンをクリックして配送業者の「送り状発行システム」で発行された「お問い合せ番号」がセットされているCSV形式データを取り込みます。

取り込むと以下の内容が表示されます。

 

「取得」ボタン(個別取り込み)

 

このボタンをクリックすると、画面左側のレコードセレクタがあるデータからお問い合せ番号を取得して「お問い合わせ番号」欄に表示します。
左側画面データをクリックしてどのデータを取り込むかの指定を先にしておきます。

 

お届け先電話番号の位置

画面左側に表示されているCSVデータ内にある「お届け先電話番号」の位置を入力します。

※一度でも「登録」ボタンをクリックされたことのある「配送業者」を選択すると初期値としてその時の値がセットされます。

 

「一括取得」ボタン(一括取り込み)

このボタンをクリックすると、一括で「お問い合せ番号」を画面に取り込みます。

「お届け先電話番号」が一致した場合、自動的に取り込み「お問い合わせ番号」欄に表示します。

※取り込まれた内容が間違っていれば、「お問い合わせ番号の位置」と「お届け先電話番号の位置」を確認します。

 

「全クリア」ボタン

このボタンをクリックすると、画面右側に表示されている「お問い合わせ番号」欄の内容を全て消します。間違ったデータを取得した時に使います。

 

「登録」ボタン

このボタンをクリックすると、取得した「お問い合わせ番号」をデータベースに登録します。

同時に「お問い合わせ番号の位置」と「お届け先電話番号の位置」の内容も登録されます。
次回からこれらの内容が初期値として使用されます。

※このボタンをクリックして初めて「お問い合わせ番号」がシステム内で利用できるようになります。

 

お問い合せ番号の取得の操作

以下のプログラムの「番号取得」ボタンをクリックするとこの画面が表示されます。

  • 注文詳細
  • 一括処理

 

前準備

「お問い合せ番号」を取得するには、以下の準備を行います。

  • CSVデータの取り込み
  • お問い合せ番号位置のセット

 

CSVデータの取り込み

まず、CSVデータを取り込みます。

取り込み方法は、「CSVデータ取り込み」ボタンをクリックします。

「CSVデータ取り込み」画面が表示されます。

取り込むCSVデータを指定して「開く(O)]ボタンをクリックします。
取り込みが開始され取り込み完了のメッセージが表示されますのでOK「」ボタンをクリックします。

内容が画面左側に一覧となって表示されます。

これで、取り込み完了です。

 

お問い合せ番号位置のセット

次に「お問い合せ番号」が取り込んだデータのどの位置にセットされているかの項目番号を指定します。

以下の画面で説明します。

  1. お問い合せ番号の位置が 4 になっています。 ・・・・ 
  2.  4 の位置とは、画面の  の場所です。この場所は、日付です。
  3. お問い合せ番号が 2009/07/22 になってます。 ・・・・ 
    これは、レコードセレクタが指している 4 の内容です。

「お問い合せ番号の位置」が間違っていますので画面を見て探します。
画面を見るとお問い合せ番号の位置は 3 です。

  1. 「お問い合せ番号の位置」に 3 を入力します。 ・・・・ 
  2. レコードセレクタが指している 3 の内容④が「お問い合せ番号」に表示されます。

※レコードセレクタとは、画面左側に表示されているCSVデータが選択されている位置( 表示されている位置)をいいます。この位置は、行をクリックすることで変更出来ます。
※レコードセレクタを移動させるには、移動させたい行をクリックします。
クリックすると「お問い合せ番号位置」項目にセットされている数値の項目内容が「お問い合せ番号」欄に表示されます。

 

個別取り込み

まず、画面左側のどのデータを取り込むかをクリックして指定します。

「取得」ボタンをクリックします。
クリックする前に「お届け先氏名」や「お届け先電話番号」が同じかどうかを確認します。
プログラムでこれらが同じかどうかのチェックはしていません。

CSVデータの「お問い合せ番号」を画面に取り込みました。

「登録」ボタンをクリックします。

確認メッセージが表示されますので「はい(Y)」ボタンをクリックします。

メッセージが表示されますので「OK」ボタンをクリックします。

 

一括取り込み

一括取り込みは、「お届け先電話番号」が同じかどうかで取り込み処理を行います。

まず、「お届け先電話番号の位置」項目に取り込んだCSVデータの「お届け先電話番号」が表示されている位置を入力します。

「一括取得」ボタンをクリックします。

確認メッセージが表示されますので「はい(Y)」ボタンをクリックします。

メッセージが表示されますので「OK」ボタンをクリックします。

画面右側の「お問い合わせ番号」にデータがセットされました。

「登録」ボタンをクリックします。

メッセージが表示されますので「OK」ボタンをクリックします。

 

取得データのクリア

「全クリア」ボタンをクリックします。

確認メッセージが表示されますので「はい(Y)」ボタンをクリックします。

メッセージが表示されますので「OK」ボタンをクリックします。

画面右側の「お問い合わせ番号」がクリアされました。

※間違ったデータを取得した時に使います。

 

確認

登録した「お問い合わせ番号」が正しいかどうかを送り状と「注文詳細」-「配送情報」画面の「送り状印刷情報」欄の「お問合せ番号」項目の内容とをチェックします。

同じであればOKです。

 

操作終了

操作が終了したら「閉じる」ボタンをクリックして画面を閉じます。

 

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