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メール管理

通販業務をサポートする受注管理ソフト【ドットコム通販】

ドットコム通販が扱ったメールをアカウント毎にこの画面で管理します。

メール管理とは

ドットコム通販が扱ったメールをアカウント毎にこの画面で管理します。また、メールの送受信が出来ます。

以下のメールがあります。

  • 注文メール
  • 確認メール
  • 一括メール
  • 督促メール
  • その他メール

※AmazonとYahoo!の注文データは、この画面では管理しません。

 

注文メール

受けた注文メールは、受信メールとして以下の場所に保存されます。
その他取り込み」で取り込んだ注文メールもここに保存されます。

  • 受信トレイ
  • 受信フォルダ

※保存先は、「フィルタの定義」-「注文メールの取込先」で指定した場所です。
※受信トレイと受信フォルダの名称は、自由に設定出来ます。

保存場所 名称設定
受信トレイ メールトレイの登録」の「1.受信トレイ」
受信フォルダ メールフォルダの登録」の「受信トレイ」

 

確認メール|一括メール|督促メール|その他メール

これらのメールは、以下の形態により3種類の保存場所のどれかに保存されます。

  • 送信済み
  • 未送信
  • 下書き

※確認メールには、以下のものがあります。

  • 注文確認メール
  • 入金確認メール
  • 発送確認メール

 

送信済み

送信済みメールとして以下の場所に保存されます。

  • 送信済みトレイ
  • 送信済みフォルダ

※送信済みトレイと送信済みフォルダの名称は、自由に設定出来ます。

保存場所 名称設定
送信済みトレイ メールトレイの登録」の「4.送信済みトレイ」
送信済みフォルダ メールフォルダの登録」の「送信済みトレイ」

※送信済みの一括メールを保存するかどうかは、「一括メール」画面の「送信後、廃棄」項目の内容で決まります。チェックが付いている状態で送信された場合は保存されません。

 

未送信

未送信メールとして以下の場所に保存されます。

  • 未送信トレイ
  • 未送信フォルダ

※未送信トレイと未送信フォルダの名称は、自由に設定出来ます。

保存場所 名称設定
未送信トレイ メールトレイの登録」の「2.未送信トレイ」
未送信フォルダ メールフォルダの登録」の「未送信トレイ」

 

下書き

下書きメールとして以下の場所に保存されます。

  • 下書きトレイ
  • 下書きフォルダ

※下書きトレイと下書きフォルダの名称は、自由に設定出来ます。

保存場所 名称設定
下書きトレイ メールトレイの登録」の「3.下書きトレイ」
下書きフォルダ メールフォルダの登録」の「下書きトレイ」

 

画面項目の説明

メニューバーの「メール管理(D)」-「注文メール管理」をクリックするとこの画面が表示されます。

※以下のグレードの場合は、メニューバーの「注文メール管理(D)」をクリックするとこの画面が表示されます。ドットコム通販Tinyには、メール機能がありません。

  • ドットコム通販Standard
  • ドットコム通販Light

 

以下の項目について説明します。

  • アカウント欄
  • フォルダ欄
  • メール一覧
  • メールヘッダー
  • メール内容
  • ページ移動
  • 件数
  • ボタン

 

アカウント欄

メールを送受信するアカウントが表示されます。

※「アカウント定義」画面の「このアカウントを使用する」にチェックが付いているアカウントが表示されます。

アカウントをクリックするとそのアカウントで登録されているメールトレイとメールフォルダが「フォルダ」欄に表示されます。

メールトレイとメールフォルダは、以下のプログラムで登録します。

表示内容 登録プログラム
メールトレイ メールトレイの登録
メールフォルダ メールフォルダの登録

 

フォルダ欄

選択されたアカウントを元に登録されたトレイとフォルダが表示されます。
トレイには、最大10までのフォルダを表示させることが出来ます。

トレイには、以下のものがあります。

  • 受信トレイ
  • 未送信トレイ
  • 下書き
  • 送信済みトレイ
  • 送信エラートレイ
  • ごみ箱

 

受信トレイ

受信したメールが格納されます。

 

未送信トレイ

メール生成プログラムで「未送信」ボタンをクリックしたメールが格納されます。

 

下書き

メール生成プログラムで「下書き」ボタンをクリックしたメールが格納されます。

 

送信済みトレイ

送信したメールが格納されます。

 

送信エラートレイ

送信時、送信エラーとなったメールが格納されます。

 

ごみ箱

「ごみ箱」ボタンによって削除されたメールが格納されます。

 

メール一覧

指定アカウントのトレイまたは、フォルダをクリックするとそこに格納されているメールの一覧が表示されます。初期表示は、「受信トレイ」の内容です。

※日時、受注№の新しい順(降順)に初期表示されます。

 

項目の内容で並び替え

以下のタイトル項目をクリックするとクリックした項目の内容で並び替えが出来ます。

  • 件名
  • 送信者
  • 日時
  • 受注№

元に戻すには、ボタンや項目以外の欄をクリックします。

 

項目のクリック

一覧に表示されている項目をクリックするとそのメール内容が表示されます。

 

項目のダブルクリック

一覧に表示されている項目をダブルクリックすると「フォルダ」欄で指定したトレイまたは、フォルダの種類により以下の様な内容が表示されます。

 

受信トレイ

ダブルクリックすると受信メールの「メール内容」画面が表示されます。

詳しくは、「メール内容」画面を参照して下さい。

 

未送信トレイ

ダブルクリックすると「未送信メール」画面が表示されます。
内容の変更や「送信」などが出来ます。

詳しくは、「未送信メール」画面を参照して下さい。

 

下書き

ダブルクリックすると「下書き」画面が表示されます。
内容の変更や「送信」などが出来ます。

詳しくは、「下書き」画面を参照して下さい。

 

送信済みトレイ

ダブルクリックすると、送信済みメールの「メール内容」画面が表示されます。

詳しくは、「メール内容」画面を参照して下さい。

 

送信エラートレイ

ダブルクリックすると、送信エラーの「メール内容」画面が表示されます。

詳しくは、「メール内容」画面を参照して下さい。

 

ごみ箱

ダブルクリックすると、削除されたメールの「メール内容」画面が表示されます。

詳しくは、「メール内容」画面を参照して下さい。

 

メールヘッダー

メールのヘッダー部です。注文メールであれば受注№が表示されます。

 

メール内容

メールの内容です。上下スクロールして見られます。

 

ページ移動

ページとは、メール一覧に表示出来る件数を1ページと考え移動ボタンによりページを切り替えてメールを表示します。

1ページに表示させる件数は、「環境設定」-「メール」画面の以下の項目で設定した内容です。

  •  注文メール管理で表示する1ページの件数

ページ数は、トレイまたは、フォルダに格納されているメール件数を元に計算して分数形式で表示します。

分数形式の意味は、以下の通りです。

  • 分母 ・・・・ 全ページ数
  • 分子 ・・・・ 表示しているページ

ページの移動は、移動ボタンで行います。

(例)
移動ボタンで1ページ進めると分数形式の内容が変わります。

 

件数

トレイまたは、フォルダをクリックすると格納されているメールの件数が表示されます。

 

ボタン

ボタンは、以下のものがあります。

  • 「受信」ボタン
  • 「送信」ボタン
  • 「新規」ボタン
  • 「返信」ボタン
  • 「転送」ボタン
  • 「注文内容」ボタン
  • 「移動」ボタン
  • 「ごみ箱」ボタン
  • 「ごみ箱空にする」ボタン
  • 「宛所不明」ボタン
  • 「表示|印刷」ボタン
  • 「プリンタ設定」ボタン

 

「受信」ボタン

このボタンをクリックするとメール受信が開始されます。

メール受信が開始されると以下の画面が表示されます。
受信が終了すると画面を閉じます。

受信方法は、以下の2種類あります。

  • 全アカウントで一度にメール受信
  • 指定アカウントのみでメール受信

どの方法で受信するかは、「環境設定」-「メール」画面の以下の項目の内容で決まります。

  • 「メール管理」でのメール受信は、指定されているアカウントのみ

この項目にチェックを付けて登録すると「指定アカウントのみでメール受信」になります。
指定にするには、「アカウント」欄でアカウントをクリックします。クリックするとリバース状態になります。

一般メールも受信する様に設定されていれば注文メール以外の一般メールも同時に受信します。一般メールの受信は、アカウント毎に指定します。

※一般メールも受信するかどうかは、「アカウント定義」-「詳細」画面の以下の項目にチェックを付けて登録します。

  • 「注文メール管理」での受信処理は、一般メールも受信する

受信したメールは、受信トレイまたは、フォルダに格納されます。

受信メール 格納場所
注文メール フィルタの定義」-「基本」画面の「注文メールの取込先」項目で指定した場所
一般メール 受信トレイ(固定)

 

「送信」ボタン

このボタンをクリックすると「未送信トレイ」に入っているメールを送信します。

※送信済みのメールは、「送信済みメールの格納場所登録」で指定した場所に格納されます。

メール送信が開始されると以下の画面が表示されます。
送信が終了すると画面を閉じます。

メールの送信方法は、以下の2種類あります。

  • 指定アカウントの「未送信トレイ」に入っているメール全件送信
  • 指定した一件のみ送信

※指定しているアカウント以外のメールは、送信しません。

 

指定アカウントの「未送信トレイ」に入っているメール全件送信

まず、「未送信トレイ」または、そのトレイ内のフォルダをクリックします。
そして、「送信」ボタンをクリックします。

 

指定した一件のみ送信

「メール一覧」に表示されているメールをダブルクリックして「未送信メール」画面を表示させます。
そして、「送信」ボタンをクリックします。

 

「新規」ボタン

このボタンをクリックすると「新規メール」画面が表示されます。

 

「返信」ボタン

このボタンをクリックすると「返信メール」画面が表示されます。
「メール一覧」で指定したメール(リバース状態)を返信します。

※返信出来るメールは、受信メールのみです。受信トレイまたは、受信フォルダ以外に格納されているメールは、返信出来ません。また、複数メールを同時に返信出来ません。

 

「転送」ボタン

このボタンをクリックすると「転送メール」画面が表示されます。
「メール一覧」で指定したメール(リバース状態)を転送します。

※転送出来るメールは、受信メールのみです。受信トレイまたは、受信フォルダ以外に格納されているメールは、転送出来ません。また、複数メールを同時に転送出来ません。

 

「注文内容」ボタン

このボタンをクリックすると「メール一覧」で指定したメールが注文メールであれば「注文内容」画面が表示されます。注文メール以外は、表示しません。

 

「移動」ボタン

このボタンをクリックすると「移動」画面が表示されます。

移動方法は、以下の2種類あります。

  • メール個別移動
  • アカウント間移動

 

メール個別移動

メールを指定した場合が「メール個別移動」です。
メールを指定(リバース状態)して同一アカウント内の別トレイまたはフォルダへ個別に移動させます。

※CTRLキーとSHIFTキーを使って複数メールを指定出来ます。

 

アカウント間移動

トレイまたは、フォルダを指定した場合が「アカウント間移動」です。
指定したアカウントの全メールまたは、注文メールのみを別のアカウントに移動させます。
全メールか注文メールかは、「移動」画面で選択します。

 

「ごみ箱」ボタン

このボタンをクリックすると「メール一覧」で指定したメール(リバース状態)を「ごみ箱トレイ」へ移します。

※CTRLキーとSHIFTキーを使って複数メールを指定出来ます。
複数指定したメールを全て「ごみ箱トレイ」へ移します。

 

「ごみ箱空にする」ボタン

このボタンをクリックすると、「ごみ箱」トレイに格納されている全メールを完全に削除して空にします。この処理を行うとデータベース上から削除されます。

 

「宛所不明」ボタン

エラーとなった送り先のメールアドレス(送信メールアドレス)を「メール内容」から探してリバースさせます。そして、このボタンをクリックすると「メール宛所不明の検索」画面が表示されます。

エラーとして戻ってくるメールアドレスが注文主(お客様)情報として登録されていれば以後、そのメールアドレス宛に送信しない様にする必要があります。その処理をする為のものです。

※以下の場所に格納されているメールの場合にのみ使用出来ます。

  • 受信トレイまたは、受信フォルダ
  • 送信エラートレイまたは、送信エラーフォルダ

送信メールがエラーメールとして戻ってくることがあります。特に、一括メール送信で毎回エラーメールとして戻ってくる場合、原因は色々ありますがこのメールアドレスは 使えないことになります。これらのエラーメールをドットコム通販では、宛所不明のメールアドレスと呼びます。

原因は、大きく分けて2つ考えられます。

  • メールアドレスが間違っている
  • メールサーバーが受け付けてくれない

 

メールアドレスが間違っている

変更等で現在このメールアドレスが存在しない場合があります。これは、どうしようもありません。

 

メールサーバーが受け付けてくれない

メールアドレスは、正しくてもメールサーバーが受け付けてくれないことがあります。

※これらの原因を知るには、お使いのプロバイダーや相手(送り先)のプロバイダーに問い合わせるしかありません。

 

「表示|印刷」ボタン

このボタンをクリックすると「メール一覧」で指定されているメール内容を以下のどちらかの方法で処理します。

  • 表示
  • 印刷

 

※CTRLキーとSHIFTキーを使って複数メールを指定出来ます。
※このボタンの名称は、「表示」か「印刷」かどちらかに設定出来ます。
設定については、「共通機能」-「印刷ボタン名称と機能」を参照して下さい。

画面に表示されている内容を表示または、印刷します。

(例)

 

「プリンタ設定」ボタンと「プリンタ情報」

帳票を印刷する処理画面には、必ず「プリンタ設定」ボタンと「プリンタ情報」があります。

「プリンタ設定」ボタン

プリンタ情報

帳票をどのプリンタでどの様に印刷をするかを最初(一度だけ)に設定します。
これは、複数のプリンタを使い分けている場合、非常に便利です。

※「プリンタ設定」と「プリンタ情報」については、「共通機能」-「「プリンタ設定」ボタンと「プリンタ情報」」を参照して下さい。

 

補足

以下の内容を補足します。

  • 「メール一覧」での複数指定について
  • エラーメールについて

 

「メール一覧」での複数指定について

「メール一覧」のメールは、CTRLキーとSHIFTキーを使って複数メール指定出来ます。
併用も出来ます。

 

連続しているメールを指定

SHIFTキーを使います。

設定方法

  1. 連続する先頭(一番上)のメールをクリックします。
  2. SHIFTキーを押下します。
  3. 連続する最後(一番下)のメールをクリックします。

 

連続していないメールを指定

CTRLキーを使います。

設定方法

  1. メールをクリックします(どのメールでもOK)。
  2. CTRLキーを押下したままにします。
  3. 次のメールをクリックします。
  4. 更に次のメールをクリックします。
  5. これを繰り返します。

※ランダムに指定が出来ます。

 

エラーメールについて

エラーには、以下の2種類があります。

  • 送信エラー
  • 受信エラー

 

送信エラーについて

送信エラーで一番多いのが存在しないメールアドレス(間違ったメールアドレス)宛にメールを送る場合です。

エラーとして戻ってくる内容は、ドメインにより異なりますので参考にして下さい。

 

パターン1

送信エラーがあると以下のメッセージが表示されます。

エラーがあった場合、送信内容の先頭にエラー内容が付加(赤枠内)されます。

<解説>

上記エラー内容の場合、間違ったメールアドレスを示すコメントが以下のものです。

<123nino@grandsystem.com> : Recipient  address  rejected:  User  unknown  .....

123nino@grandsystem.com が間違ったメールアドレスということになります。

 

パターン2

メールを受信すると送った筈のメールがエラーとして戻ってくることがあります。

<解説>

この場合、赤枠内がエラー内容です。

<saburou@xxxxxx.ne.jp> : Host  or  domain  name not  found.  Nmae sercice  error for  name=xxxxxx.ne.jp  ...........

xxxxxx.ne.jp が見つからないとなっています。

 

受信エラーについて

受信エラーについては、今まで経験ありません。
アカウント設定間違いによるエラーは、ありますので以下に説明します。

アカウント設定間違いがあると以下の様なメッセージが表示されます。

<解説>

このメッセージの場合、以下の記述がありますので受信メールサーバー(POP3)の設定間違いです。

POP3  error

アカウント定義」-「基本」画面の「受信メールサーバー(POP3)」項目の設定内容を確認します。

 

メール管理の操作

メニューバーの「メール管理(D)」-「注文メール管理」をクリックするとこの画面が表示されます。

※以下のグレードの場合は、メニューバーの「注文メール管理(D)」をクリックするとこの画面が表示されます。

  • ドットコム通販Standard
  • ドットコム通販Light

 

「受信」ボタン

メールを受信する場合、このボタンをクリックします。

受信が開始され受信中の画面が表示されます。

受信終了後、受信メールがなかった場合はメッセージが表示されますので「OK」ボタンをクリックします。

受信メールがあった場合、受信メールは指定格納場所に保存されます。
メッセージは、表示されません。

 

「送信」ボタン

メールを送信する場合、送信するメールを指定してこのボタンをクリックします。

確認メッセージが表示されますので「はい(Y)」ボタンをクリックします。

送信が開始され送信中の画面が表示されます。

送信が終了すると画面が閉じます。

送信するメールが指定されていない場合は、メッセージが表示されますので「OK」ボタンをクリックします。

 

「新規」ボタン

このボタンをクリックすると「新規メール」画面が表示されます。
この画面で処理を行います。

 

「返信」ボタン

このボタンをクリックすると「返信メール」画面が表示されます。
この画面で処理を行います。「メール一覧」で指定したメールを返信します。

返信するメールが受信メールでない場合、メッセージが表示されますので「OK」ボタンをクリックします。

返信するメールが指定されていない場合は、メッセージが表示されますので「OK」ボタンをクリックします。

受信メールを複数指定してこのボタンをクリックすると以下のメッセージが表示されます。
「OK」ボタンをクリックします。

 

「転送」ボタン

このボタンをクリックすると「転送メール」画面が表示されます。
この画面で処理を行います。「メール一覧」で指定したメール(リバース状態)を転送します。

転送するメールが受信メールでない場合、メッセージが表示されますので「OK」ボタンをクリックします。

転送するメールが指定されていない場合は、メッセージが表示されますので「OK」ボタンをクリックします。

受信メールを複数指定してこのボタンをクリックすると以下のメッセージが表示されます。
「OK」ボタンをクリックします。

 

「注文内容」ボタン

このボタンをクリックすると「メール一覧」で指定したメールが注文メールであれば「注文内容」画面が表示されます。注文メール以外は、表示しません。

メールが指定されていない場合は、メッセージが表示されますので「OK」ボタンをクリックします。

指定されたメールが注文メールでない場合は、メッセージが表示されますので「OK」ボタンをクリックします。

 

「移動」ボタン

このボタンをクリックすると「移動」画面が表示されます。
この画面で処理を行います。「メール一覧」で指定したメールかトレイまたは、フォルダを指定した内容を移動します。

移動方法は、以下の2種類あります。

  • メール個別移動
  • アカウント間移動

 

メール個別移動

メールを指定した場合が「メール個別移動」です。
メールを指定してこのボタンをクリックすると「移動」画面が表示されます。
この画面で処理を行います。

同一アカウント内の別トレイまたはフォルダへ個別に移動させます。
移動させるメールの複数指定も出来ます。

 

アカウント間移動

トレイまたは、フォルダを指定した場合が「アカウント間移動」です。
このボタンをクリックすると「移動」画面が表示されます。
この画面で処理を行います。

指定したアカウントの全メールまたは、注文メールのみを別のアカウントに移動させます。
全メールか注文メールかは、「移動」画面で選択します。

 

「ごみ箱」ボタン

このボタンをクリックすると「メール一覧」で指定したメールを「ごみ箱トレイ」へ移します。

※CTRLキーとSHIFTキーを使って複数メールを指定出来ます。
複数指定したメールを全て「ごみ箱トレイ」へ移します。

メールが指定されていない場合は、メッセージが表示されますので「OK」ボタンをクリックします。

 

「ごみ箱空にする」ボタン

「ごみ箱」トレイまたは、フォルダに格納されている全メールを完全に削除する場合は、このボタンをクリックします。

確認メッセージが表示されますので「はい(Y)」ボタンをクリックします。

「ごみ箱」トレイまたは、フォルダに格納されている全メールを完全に削除されました。

※この処理を行うと「ごみ箱」トレイまたは、フォルダに格納されている全メールがデータベース上から削除されます。

 

「宛所不明」ボタン

送信メールがエラーとして戻ってきた場合に「宛所不明」の処理をします。

まず、エラーとして戻ってきたメールをクリックして内容を表示させます。

赤枠内がエラー内容です。
この場合、ドメイン xxxxxx.ne.jp が見つからないとなっています。

このドメインをリバースさせます。

または、メールアドレス全体をリバースさせます。

※この場合だとドメイン xxxxxx.ne.jp が見つからないとなっていますのでドメインの部分をリバースさせます。

このボタンをクリックします。

メール宛所不明の検索」画面が表示されます。
この画面には、リバースした部分がメールアドレスの中に存在する注文主(お客様)を表示します。宛所不明の処理は、そこで行います。

リバース表示させた部分が注文主(お客様)のメールアドレスの中に存在しない場合は、以下のメッセージが表示されます。「OK」ボタンをクリックして閉じます。

 

「表示|印刷」ボタン

このボタンをクリックすると「メール一覧」で指定されているメール内容をを表示または、印刷します。

指定メール内容が以下の様に表示または、印刷されます。

※表示された内容を閉じる場合は、メニューの「閉じる(C)」をクリックします。

メールが指定されていない場合は、メッセージが表示されますので「OK」ボタンをクリックします。

 

操作終了

操作を終了して画面を閉じる場合は、「閉じる」ボタンをクリックします。

 

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