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ドットコム通販Ver1データ取り込み

ドットコム通販は、受注管理|通信販売サポートする受注管理ソフト(通販ソフト)です。

ドットコム通販バージョン1(以下、バージョン1)のデータをドットコム通販バージョン4(以下、バージョン4) で使用できるように取り込みます。

目次

ドットコム通販Ver1データ取り込みとは

バージョン4を導入して今まで使っていたバージョン1のデータを使う場合にドットコム通販Ver1データ取り込みを行います。

但し、バージョン1とバージョン4とは、設計仕様が異なりますのでバージョン1のデータをそっくりそのままバージョン4のデータして利用することは出来ません。あくまでもバージョン1のデータをバージョン4で利用出来るようにするものです。

また、ドットコム通販Ver1データ取り込みは、以下のグレードのみの機能です。

  • ドットコム通販LAN
  • ドットコム通販PRO
  • ドットコム通販Standard

※ドットコム通販LANの場合、他のコンピュータがドットコム通販LANを起動しているとこの処理は出来ません。他で起動しているドットコム通販LANを全て終了させてから行います。

 

ドットコム通販Ver1データ取り込み概要

バージョン1とバージョン4とでは設計仕様が異なる為、バージョン1の全てのデータを取り込む事は出来ません。予めご了承下さい。

本処理終了後は、ご使用環境に合わせる為にバージョン4で必ずデータを確認します。ご使用環境に合わない部分は、変更します。

データ取り込みは、取り込み先(バージョン4)の一部のデータを除いて全て削除してから行いますので注意して下さい。

送料、値引き、手数料の設定内容は、正確にバージョン4へは移行出来ません。これは、バージョン4の仕様がバージョン1と異なる為です。必ず、取り込み後にバージョン4のメンテナンスで確認します。

以下に取り込み概要を説明します。

 

税方式(外税・内税・無税) → 消費税の計算方法

バージョン1は、外税方式に特化したシステムです。この為、データの取り込みは、基本的に外税方式として取り込みます。

しかし、2004年4月1日から消費税の「総額表示方式」義務化にともない内税での処理に切り替えた場合やバージョン1を内税方式(運用にて実現。制限有り)として利用 していた場合は、出来るだけ内税方式に沿った方法で取り込みます。外税と内税のデータが混在する場合も同様です。

バージョン1では外税方式固定の為、どの税方式なのかの区分をもっていません。どの税方式にするかは、「画面項目の説明」を参照して下さい。

 

特別な扱い(消費税がゼロの場合)

バージョン1を内税と外税の両方の方式で運用している場合(消費税の「総額表示方式」義務化により外税から内税へと変更など)は、特別な処理を行います。

バージョン1で内税方式にするとシステムの都合により消費税がゼロになります。この性質を利用して内税と外税が混在したデータは、自動的に内税と外税のデータを判断して消費税がバージョン4で利用出来るように再計算します。

  • 内税 ・・・・ 消費税は、0
  • 外税 ・・・・ 消費税は、0以外

内税方式の場合、消費税は各商品単価毎に計算する必要があります。内税と判断した注文データは、商品単価が税込みと考えられますので、ここから消費税を計算します。

消費税を計算するために必要な消費税率や扱いは、注文毎に登録されている内容(消費税の扱い)を使用します。

※消費税が計算出来ない場合は、非課税商品として扱います。 また、商品合計の算出が出来ない場合は、バージョン1のデータをそのままセットします。

 

商品マスタの消費税について

画面の「商品マスタの単価は、税込で登録してある」にチェックを付けた場合、バージョン1で扱っている商品の単価は税込みですのでこの税込み単価から消費税を計算します。

消費税を計算するために必要な消費税率や扱いは、バージョン1に登録されている内容(消費税の扱い)を使用します。

※消費税が計算出来ない場合、その商品は非課税商品として登録しますので、取り込み後 確認を行い、必要に応じて修正します。
※「メンテナンス(M)」-「商品登録(3)」の画面の「商品は、消費税あり」にチェックが付いている場合、「商品マスタの単価は、税込で登録してある」の項目にチェックを付けるとエラーとなります。

 

データ移動について

バージョン4では、一覧画面を以下の7つ設けました。

  • 注文一覧
  • 売上一覧
  • 完了一覧
  • キャンセル一覧
  • 返品一覧(全返品)
  • 同梱/分割元一覧
  • 未入金一覧

バージョン1データの移動先対象となるのは、以下のの4つです。

  • 注文一覧
  • 完了一覧
  • キャンセル一覧
  • 返品一覧(全返品)

データ移動とは、条件によってこの4つの一覧のどれかにデータを移動させることをいいます。注文一覧と完了一覧に表示されているデータの内、条件が合致した場合にのみ売上一覧にも表示されます。

バージョン4での移動条件は、進捗を「完了」にしたデータだけです。バージョン1の「全処理完了」とは、意味合いが異なりますので注意して下さい。このためバージョン1のデータを移動させる場合は、以下の条件で行います。

 

移動条件

  • 全商品返品で「売上に移す」となっている注文は、進捗を「完了」にして、返品一覧へ移動します。部分返品は対象外です。
  • キャンセルで「売上に移す」となっている注文は、進捗を「完了」にして、キャンセル一覧へ移動します。
  • 「全処理完了」で「売上に移す」となっている注文は、進捗を「完了」にして、完了一覧へ移動します。
  • これら以外は、注文一覧に表示されます。

 

商品発送情報について

バージョン1で使用していた配送業者の配送伝票内容(伝票内容や配達希望時間帯)は、大きく変わりました。そのままバージョン4へ取り込むことは出来ませんので、バージョン4に合わせて取り込みます。

配達希望時間帯は、バージョン4に登録されている時間帯に近い時間帯に変更しながら取り込みます。これは、取り込みデータの配達希望時間帯が表示されなかったり違った内容で表示されるのを防ぐためです。

 

コメントについて

バージョン4では、コメント・メモの項目を3つ用意しています。
取り込みは、以下の方法で行います。

項目名 取り込み内容
コメント・備考 注文メール内のコメント・備考や返品メモを1つにまとめセット
付箋内容・メモ なし(バージョン4からの新機能)
注意メモ(顧客) 顧客情報のメモをセット

 

返品データについて

バージョン1ではバージョン4に合わせた返品情報を持っていません。このため、バージョン1の返品情報を正確に取り込めませんが返品があったことだけは分かるようにします。

 

アカウントについて

バージョン4では、アカウントとフィルタは、分けて扱うようにしました。

バージョン1のフィルタ内に登録されているアカウント情報は、全て別のアカウントとして取り込みます(内容が同じであっても)。同じ内容のアカウントで複数のフィルタを使用している場合は、同じアカウントがその数分生成されます。

アカウント名は、フィルタ名称と同じ名称にします。取り込み後、必要に応じて分かり易い名称に変更します。また、同じ内容のアカウントで複数のフィルタを使用している場合、取り込み後に「アカウントの登録」で削除して1つにまとめると良いでしょう。この場合、1つにまとめたアカウントをフィルタのアカウントに変更することを忘れない様にします。

 

フィルタについて

一度でも利用されたフィルタが画面上に表示されます。そして、バージョン4のフィルタと対応付けした内容で取り込みます。対応付けは、必ずします。

バージョン4のフィルタには、必ずアカウントを設定しなければなりません。取り込みでは、バージョン1で使用していたアカウントを自動的に対応付けてセットします。

同じ内容のアカウントを複数のフィルタで使用している場合、取り込み後、アカウントがその数分生成されていますので1つにまとめると良いでしょう。

*** 未定義 ***  [NO. n] (nは、フィルタ番号)

と表示されたフィルタは、削除しされて存在しないことを意味します。

 

項目の名称について

バージョン4では、名称変更可能な項目を設けました。名称変更可能な項目とは、ショップオーナー様様が自由に名称を設定出来る項目のことです。以下に説明します。

  • 商品備考の名称
  • 値引き名称
  • 手数料名称
  • 汎用項目名称(バージョン1にはありませんので対象外の為、規定値)
  • 顧客オプション名称
  • 注文オプション名称
  • 商品名称の項目名称

これらの名称は、バージョン1ではフィルタ毎に登録出来ていましたが、バージョン4では1つのみとしました。

※値引き名称、手数料名称は、フィルタからは取り込みません。
※バージョン4で使用する項目名称は、バージョン1の「 ご使用フィルタ名」として登録してあるフィルタの設定内容から取り込みます。

 

メールについて

取り込むメールデータは、以下の3つです。

  • 受信メール(注文メールとその他のメール)
  • 未送信メール
  • 送信済みメール

バージョン4からメールを取り込む場所(トレイとフォルダと言います)を以下の様にしました。

  • 受信メールトレイ、受信メールフォルダ
  • 未送信メールトレイ、未送信メールフォルダ
  • 下書きメールトレイ、下書きメールフォルダ
  • 送信済みメールトレイ、送信済みメールフォルダ
  • エラーメールトレイ、エラーメイルフォルダ
  • ゴミ箱用トレイ、ゴミ箱用フォルダ

トレイは、上記6つの機能を表す専用のエリアです。フォルダは、トレイの中でメールを仕分けるために利用するものです。自由に設定出来ます。

1つのトレイに最大10個のフォルダが利用出来ます。これらのトレイとフォルダを利用するかどうかや名称は、バージョン4で変更出来ます。

バージョン1とバージョン4のメールの扱いは異なります。それぞれ各名称に対応したトレイに取り込みますが、取り込んだだけですので確認して必要であればフォルダに移動させます。

 

督促データについて

バージョン4から督促履歴の機能を追加しました。しかし、バージョン1の督促データには履歴情報がありませんので、保存されているデータのみ取り込みます。

※督促データかどうかの判断は、一度でも督促したかどうかを示す督促回数で行います。

 

送料設定データについて

送料設定データには、設定データとテーブルがあります。

設定データ

データの取り込みは、バージョン1に登録されている設定内容です。

テーブル

データの取り込みは、バージョン1に登録されているテーブル内容です。

※テーブルの項目番号は、バージョン1には登録されていませんので取り込み時に自動的に付加します。

 

値引き設定データについて

バージョン1.18未満には値引き項目がありませんので取り込みません。バージョン1.18未満の場合、値引きは無しとして取り込みます。

バージョン1.18以上には値引き項目が1つありますので取り込み可能です。取り込み方法は、画面指定した内容で行います。

 

手数料設定データについて

バージョン1の手数料とは、代引き手数料を指します。この代引き手数料設定データには、設定データとテーブルがありますので代引き手数料として取り込みます。

この代引き手数料をバージョン4のどの手数料項目にせっとするかは、画面指定した内容で行います。

※バージョン1.18以上には、もう一つ手数料項目があります。この手数料は、代引き手数料をどの項目にセットしたかで自動的に決めています。設定内容は、「手入力」 とします。

 

その他のデータについて

その他のデータは、バージョン4に合わせて取り込みます。

※バージョン1.08c以下の場合、受注オプションは、取り込みません。

 

注意事項

バージョン1データを取り込む前に、以下の2つを行っておきます。

  • 支払方法の確認
  • 全メールの受信

 

支払方法の確認

バージョン4では、支払方法のコードに意味付けがされています。バージョン1とバージョン4の支払方法(コード)が同じ扱いがされているかどうかを確認します。

例えば、バージョン4では、支払方法のコードは、以下の様に固定で使われています。

  1. 代引き
  2. 銀行振込
  3. 郵便振替
  4. クレジットカード
  5. 現金

※99として「その他」が用意されています。

言い換えれば、バージョン1の支払方法の名称とバージョン4の支払方法名称が異なる場合は必ず「支払方法の対応付けをする」を実行します。

この処理を行わない場合、バージョン1の支払方法が正常にバージョン4へ移行されません。

※バージョン1で使用していた全ての支払方法が上記と同じ場合で、しかもバージョン4の支払方法のコード(1~5)の意味合いがバージョン1で使用していた支払方法のコードと全く同じであれば、対応付けをする必要はありません。しかし、コードが異なる場合は、対応付けを必ずします。

(例)バージョン1での支払方法が以下の様な場合は、必ず対応付けを行います。

  1. 銀行振込 (バージョン4では、1.代引き)
  2. 代引き   (バージョン4では、2.銀行振込)
  3. 郵便振替

バージョン1の「銀行振込」と「代引き」のコードがバージョン4の支払方法と異なりますので「支払方法の対応付けをする」を必ず実行します。

※バージョン1で使用していた支払方法がバージョン4に無い場合は、取り込み処理をする前にバージョン4で予め登録しておきます。そして、「支払方法の対応付けをする」を必ず実行します。

 

全メールの受信

取り込み処理をする前に必ずバージョン1のプログラムで「サーバーにメールのコピーを置かない」指定で全メール受信しておきます。

サーバーにメールのコピーを置く状態でデータの取り込みを行うと、取り込み後のメール受信で注文メールを重複して取り込む可能性がありますので必ず行います。

※重複して注文メールを取り込ん だ場合は、どれか1つだけ残して他を削除します。

 

準備

ドットコム通販Ver1データ取り込みを実行する前に以下の準備をします。

  • バージョン1の正確なバージョンを調べる
  • バージョン1内容の保存
  • バージョン1のインストール先を控える
  • 支払方法の対応付けをする場合

 

バージョン1の正確なバージョンを調べる

ドットコム通販Ver1データ取り込みを実行する時に使用していたバージョン1のバージョン範囲を指定します。この為に調べる必要があります。

正確なバージョンを知るための手順は、

  1. バージョン1を立ち上げます
  2. メニューの「ヘルプ」-「バージョン情報」をクリックすると、バージョン画面が表示されます
  3. バージョン 1.XXX と表示されている内容を控えておきます。

ここで控えておいたバージョン内容をドットコム通販Ver1データ取り込み画面上で指定します。

 

バージョン1内容の保存

バージョン1のプログラムがインストールされているフォルダからプログラムとデータを外部メモリ(USBメモリ、CD-ROMなど)に保存します。但し、バージョン4を同一パソコンでご利用になる場合は、保存の必要はありません。

バージョン4をバージョン1がインストールされているパソコンと異なるパソコンにインストールする場合、外部メモリ(USBメモリ)へ保存する方法を以下に示します。他の媒体を使う場合も同様です。

  1. USBメモリをバージョン1がインストールされているパソコンのUSBに差し込みます。
  2. バージョン1がインストールされているフォルダをマイコンピュータから開きます。
    (例)WindowsXPの標準インストールした場合は、以下の通りです 。
    C:¥Program File¥com通販PRO Ver1.18
  3. 次の2つのファイルをUSBメモリーに保存します。
    ・com通販DATA.mdb
    ・com通販PRO.mdb
  4. 「ハードウエアの安全な取り外し」を行ってからUSBメモリをパソコンから外します。

 

バージョン1のインストール先を控える

バージョン4をバージョン1と同じパソコンにインストールしてご利用になる場合は、予めバージョン1のインストール先を控えておきます。

(例)

C:¥Program File¥com通販PRO Ver1.18

 

支払方法の対応付けをする場合

支払方法の対応付けをする場合(画面の「支払方法の対応付けをする」にチェックを付けた場合)、予め バージョン1で使用していた支払方法をバージョン4の「メンテナンス(M)」-「支払方法の登録」で生成しておきます。バージョン4には、初期値としていくつかの支払方法が予め登録されていますが全く同じであれば、生成する必要はありません。

但し、バージョン4のコード1~5の支払方法は、固定で変更出来ません。これら以外の支払方法をお使いの場合は、コード6以降を使って登録します。

支払方法の対応付けをしない場合(画面の「支払方法の対応付けをする」にチェックを付けない場合)、バージョン1の支払方法 (コード、支払方法、納品書のお買上げ金額項目名称)は、移行されません。バージョン4に予め登録しておいた支払方法を利用することになります。

 

画面項目の説明

ドットコム通販Ver1データ取り込み画面は、次の通りです。

 

プログラムバージョン

以下の3つのグループの中から選択します。

  • バージョン1.09未満
  • バージョン1.09~バージョン1.17b
  • バージョン1.18以上

※準備で調べておいたプログラムバージョンに合わせて指定します。

 

注文商品の代金支払形態

バージョン1で運用していた代金の支払い形態(代金先払い|代金先払い)を指定します。

代金支払形態 意味
代金先払い 入金を確認してから商品を送る形態
代金後払い 商品を先に送ってから代金を受け取る形態

※「代金先払い」と「代金先払い」が混在している場合は、主に運用していた形態を選択します。

 

代金支払猶予期間

この内容は、代金支払形態により意味合いが異なります。

代金支払形態 意味
代金先払い 注文を受けてから(注文日から)何日以内の入金を正式な注文とみなすかの日数を入力します。 指定日数経過後は、キャンセル扱いの判断が出来ます。
代金後払い 商品を発送してから(発送日から)何日以内の入金を正常な入金とするかの日数を入力します。すなわちこの期間内に入金されない場合、督促の対象になります。
初期値は、7日(一週間)にしています。運用に合わせて変更します。

 

商品マスタの単価は、税込で登録してある(内税で運用していた)

商品マスタの商品単価が税込みで登録している場合にチェックを付けます。

バージョン1は、外税方式に特化したシステムですが運用上内税方式でも利用出来ます。この内税方式で利用するには、商品マスタの単価を税込みにする必要があります。税込みにして利用しているかどうかを指定します(内税で運用していたということです)。

バージョン1のデータを取り込む際、自動的に消費税の種類(税方式)を決定します。消費税の種類は、以下の通りです。

  • 外税
  • 内税
  • 消費税無し

外税

バージョン1の「メンテナンス(M)」-「商品登録(3)」の画面の「商品は、消費税あり」にチェックが付いている場合は、外税として取り込みます。

内税

バージョン1の「メンテナンス(M)」-「商品登録(3)」の画面の「商品は、消費税あり」にチェックが付いていなくて、取り込み画面のこの項目にチェックを付けた場合は、内税として取り込みます。

消費税無し

バージョン1の「メンテナンス(M)」-「商品登録(3)」の画面の「商品は、消費税あり」にチェックが付いていなくて、この項目にもチェックを付けない場合は、消費税無しとして取り込みます。

 

代引き手数料項目のセット

代引き手数料をバージョン4のどの手数料項目にセットするかを指定します。
指定方法は、以下の3つです。

  • セットしない
  • 手数料1の項目にセット
  • 手数料2の項目にセット

セットしない

バージョン1で代引き手数料を使用していない場合に指定します。

手数料1の項目にセット

バージョン4の手数料1の項目にバージョン1で使用してる代引き手数料をセットする場合に指定します。

手数料2の項目にセット

バージョン4の手数料2の項目にバージョン1で使用してる代引き手数料をセットする場合に指定します。

※バージョン4の手数料1と手数料2の違いは、手数料1は、ドロップダウン機能を持った項目です。手数料2は、ただの項目です。
ドロップダウン機能とは、その項目(手数料1)をクリックすると登録してある内容が一覧として表示される機能のことです。
※テーブル登録した中から選択する場合は、手数料1にセットします。手数料1には、ドロップダウン機能がありますので登録したテーブル内容が表示出来るからです。

 

値引き項目のセット

値引き項目は、バージョン1.18以上でのみ使用可能です。「プログラムバージョン」で「バージョン1.18以上」を指定した時にのみ指定可能になります。

指定方法は、以下の3つです。

  • セットしない
  • 値引き1の項目にセット
  • 値引き2の項目にセット

セットしない

バージョン1で値引きを使用していない場合に指定します。

値引き1の項目にセット

バージョン4の値引き1の項目にバージョン1で使用してる値引きをセットする場合に指定します。

値引き2の項目にセット

バージョン4の値引き2の項目にバージョン1で使用してる値引きをセットする場合に指定します。

※バージョン4の値引き1と値引き2の違いは、値引き1は、ドロップダウン機能を持った項目です。値引き2は、ただの項目です。
ドロップダウン機能については、「代引き手数料項目のセット」を参照して下さい。
※テーブル登録した中から選択する場合は、値引き1にセットします。

 

Ver1データベースのフォルダ指定

準備しておいたバージョン1のデータが入ったメディア(例えばUSBメモリ)のフォルダ位置を入力します。

「参照」ボタンを利用して指定することも出来ます。

フォルダ指定をするとバージョン1で一度でも使用していたフィルタ名が「Ver1のフィルタとVer4のフィルタの対応付けを行います」に表示されます。

注文データ内に存在しないフィルタがある場合、

*** 未定義 ***  [NO. n] (nは、フィルタ番号)

と表示されます。

これは、フィルタ自体が削除されている場合に起きます。

 

支払方法の対応付けをする

バージョン1とバージョン4との支払方法の扱いが異なる場(コードがバージョン4と同じでない場)合にチェックを付けます。

チェックを付けると「対応付け」ボタンが利用可能になります。「対応付け」ボタンをクリックすると「支払方法の対応付け」画面が表示されますのでそこで設定します。

 

Ver1のフィルタとVer4のフィルタの対応付けを行います

Ver1のフィルタとVer4のフィルタの対応付け」は、表示されているフィルタの数だけ行います。

対応付けは、「対応」ボタンをクリックすると専用画面が表示されますのでそこで設定します。

「クリア」ボタンをクリックすると対応付けされているフィルタをクリア出来ます。再度、対応付けを行います。

対応付け後

 

ドットコム通販Ver1データ取り込みの操作

「ドットコム通販Ver1データ取り込み」は、ドットコム通販バージョン4から起動します。

 

ドットコム通販Ver1データ取り込みの起動

ドットコム通販を起動してメニュー(F)の「オプション」-「ドットコム通販Ver1データ取り込み」をクリック。


確認メッセージが表示されますので「はい(Y)」をクリック。

ドットコム通販が終了して「ドットコム通販Ver1データ取り込み」プログラムが自動的に起動します。

 

ドットコム通販Ver1データ取り込み

「ドットコム通販Ver1データ取り込み」プログラムが起動します。

使っていたバージョン1の環境に合わせて項目をセットします。

「Ver1データベースのフォルダ指定」の「参照」ボタンをクリックするとフォルダの参照画面が表示されます。

バージョン1のデータベースをUSBメモリに保存したものから取り込む方法で説明します。保存先フォルダは、 ver1-data です。USBメモリは、予めパソコンにセットしておきます。

USBメモリをパソコンにセットすると REMOVABLE として表示されますのでクリックします。

保存先フォルダの ver1-data をさらにクリックしから「OK」ボタンをクリックします。

「Ver1データベースのフォルダ指定」に保存先フォルダが表示され、バージョン1に登録されているフィルタが「Ver1のフィルタとVer4のフィルタの対応付けを行います」に表示されます。

バージョン1の注文データ内に登録されているフィルタが存在しない場合、以下のメッセージが表示されますので「OK」ボタンをクリックして先に進みます。

そして、「Ver1のフィルタとVer4のフィルタの対応付けを行います」は、次の様に表示されます。

*** 未定義 *** [NO. n] の n は、フィルタ番号のことです。

※「プログラムバージョン」を間違えて設定した場合にこのメッセージが表示されることがありますので注意します。また、バージョン1運用中に使っていたフィルタを消してしまった場合にも起きます。

バージョン1とバージョン4の支払方法設定が異なる場合は、「支払方法の対応付けをする」にチェックを付けて「対応付け」ボタンをクリックします。

支払方法の対応付け」画面が表示されますのでこの画面上で対応付けを行います。

Ver1のフィルタとVer4のフィルタの対応付けを行います」の「対応」ボタンをクリックします。

クリックした「対応」ボタンの行に表示されているフィルタとバージョン4に登録されているフィルタとを対応付けする画面が表示されます。この画面上でフィルタの対応付けをします。

対応付けられた状態

全ての項目をセットしたら「実行」ボタンをクリックします。

確認メッセージが表示されますので「はい(Y)」をクリック。

次の確認メッセージが表示されたら「OK」をクリックします。
バージョン1のデータを取り込みが開始されます。

バージョン1のデータ内に値引き金額が存在しているのに値引きを「セットしない」設定にしている場合、次のメッセージが表示されますので「はい(Y)」か「いいえ(N)」どちらにするかをクリックします。

はい(Y)」をクリックするとバージョン1のデータを取り込みが開始されます。

バージョン1のデータを取り込んでいる状態の画面です。
進捗状況をプログレスバーで確認出来ます。

取り込みが終了すると次のメッセージが表示されますので「OK」をクリックします。

終了」ボタンをクリックしてこのプログラムを終了します。

自動的にドットコム通販が起動します。

「ドットコム通販Ver1データ取り込み」の終了は、メニューの「終了」でも行えます。

 

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