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ドットコム通販Ver2データ取り込み

ドットコム通販は、通信販売サポートする通販管理ソフト(通販ソフト)です。

ドットコム通販バージョン2(以下、バージョン2)のデータをドットコム通販バージョン4(以下、バージョン4) で使用できるように取り込みます。

ドットコム通販Ver2データ取り込みとは

バージョン4を導入して今まで使っていたバージョン2のデータを使う場合にドットコム通販Ver2データ取り込みを行います。

但し、バージョン2とバージョン4とは、設計仕様が異なりますのでバージョン2のデータをそっくりそのままバージョン4のデータして利用することは出来ません。あくまでもバージョン2のデータをバージョン4で利用出来るようにするものです。

また、ドットコム通販Ver2データ取り込みは、以下のグレードのみの機能です。

  • ドットコム通販LAN
  • ドットコム通販PRO
  • ドットコム通販Standard

※ドットコム通販LANの場合、他のコンピュータがドットコム通販LANを起動しているとこの処理は出来ません。他で起動しているドットコム通販LANを全て終了させてから行います。

 

ドットコム通販Ver2データ取り込み概要

バージョン2とバージョン4とでは設計仕様が異なる為、バージョン2の全てのデータを取り込む事は出来ません。予めご了承下さい。

本処理終了後は、ご使用環境に合わせる為にバージョン4で必ずデータを確認します。ご使用環境に合わない部分は、変更します。

データ取り込みは、取り込み先(バージョン4)の一部のデータを除いて全て削除してから行いますので注意して下さい。また、バージョン2に無い項目は、バージョン4の既定値が設定されます。

送料、値引き、手数料の設定内容は、正確にバージョン4へは移行出来ません。必ず、取り込み後にバージョン4のメンテナンスで確認します。

以下に取り込み概要を説明します。

 

税方式(外税・内税・無税) → 消費税の計算方法

バージョン2は、内税方式に特化したシステムです。この為、データの取り込みは、基本的に内税方式として取り込みます。

これは、2004年4月1日から消費税の「総額表示方式」義務化にともないバージョン2を、内税方式に特化したシステムにしたからです。

商品単価や消費税データは、バージョン2のデータをそのまま取り込みます。消費税の再計算などは行いません。

 

データ移動について

バージョン4では、一覧画面を以下の7つ設けました。

  • 注文一覧
  • 売上一覧
  • 完了一覧
  • キャンセル一覧
  • 返品一覧(全返品)
  • 同梱/分割元一覧
  • 未入金一覧

バージョン2データの移動先対象となるのは、以下のの4つです。

  • 注文一覧
  • 完了一覧
  • キャンセル一覧
  • 返品一覧(全返品)

データ移動とは、条件によってこの4つの一覧のどれかにデータを移動させることをいいます。注文一覧と完了一覧に表示されているデータの内、条件が合致した場合にのみ売上一覧にも表示されます。

バージョン4での移動条件は、進捗を「完了」にしたデータだけです。バージョン2の「全処理完了」とは、意味合いが異なりますので注意して下さい。このためバージョン2のデータを移動させる場合は、以下の条件で行います。

 

移動条件

  • 全商品返品で「売上に移す」となっている注文は、進捗を「完了」にして、返品一覧へ移動します。部分返品は対象外です。
  • キャンセルで「売上に移す」となっている注文は、進捗を「完了」にして、キャンセル一覧へ移動します。
  • 「全処理完了」で「売上に移す」となっている注文は、進捗を「完了」にして、完了一覧へ移動します。
  • これら以外は、注文一覧に表示されます。

 

商品発送情報について

配送業者の配送伝票内容(特に配達希望時間帯)が変更になっています。バージョン4では、リリース時の配達希望時間帯で構成していますので、以前の配達希望時間帯と合わない配送業者があります。

佐川急便と日本郵便は、配達希望時間帯が変更になっていますので、バージョン4に合わせて変更しながら取り込みます。 取り込み方法は、登録されている時間帯に近い時間帯にです。

これは、佐川急便と日本郵便を利用している場合、取り込みデータの配達希望時間帯が表示されなかったり違った内容で表示されるのを防ぐためです。

佐川急便と日本郵便局以外の配送業者の配達希望時間帯は、変更されていませんのでそのまま取り込みます。

 

コメントについて

バージョン4では、コメント・メモの項目を3つ用意しています。
取り込みは、以下の方法で行います。

項目名 取り込み内容
コメント・備考 注文メール内のコメント・備考や返品メモ、配達コメントを1つにまとめセット
付箋内容・メモ なし(バージョン4からの新機能)
注意メモ(顧客) 顧客情報のメモをセット

 

アカウントについて

バージョン4では、アカウントとフィルタは、分けて扱うようにしました。

バージョン2のフィルタ内に登録されているアカウント情報は、全て別のアカウントとして取り込みます(内容が同じであっても)。同じ内容のアカウントで複数のフィルタを使用している場合は、同じアカウントがその数分生成されます。

アカウント名は、フィルタ名称と同じ名称にします。取り込み後、必要に応じて分かり易い名称に変更します。また、同じ内容のアカウントで複数のフィルタを使用している場合は、取り込み後に「アカウントの登録」で削除して1つにまとめると良いでしょう。この場合、1つにまとめたアカウントをフィルタのアカウントに変更することを忘れない様にします。

 

フィルタについて

一度でも利用されたフィルタが画面上に表示されます。そして、バージョン4のフィルタと対応付けした内容で取り込みます。対応付けは、必ずします。

バージョン4のフィルタには、必ずアカウントを設定しなければなりません。取り込みでは、バージョン2で使用していたアカウントを自動的に対応付けてセットします。

同じ内容のアカウントを複数のフィルタで使用している場合、取り込み後、アカウントがその数分生成されていますので1つにまとめると良いでしょう。

*** 未定義 ***  [NO. n] (nは、フィルタ番号)

と表示されたフィルタについては、注文データのフィルタ番号は、対応付けしたバージョン4のフィルタ番号をセットします。
このフィルタは、削除してバージョン2に存在しないことを意味します。

 

注意!!

バージョン4の仕様によりバージョン2データ取り込み後は、フィルタ設定を変更する必要があります。

例えば、注文主情報とお届け先情報で同一項目を設定している場合は、必ず以下の項目を設定して注文主情報とお届け先情報を区切る必要があります。

  • 開始文字列
  • 終了文字列

※必要に応じてこれらの文字列を含めるかどうかの指定もします。

 

項目の名称について

バージョン4では、名称変更可能な項目を設けました。名称変更可能な項目とは、ショップオーナー様様が自由に名称を設定出来る項目のことです。以下に説明します。

  • 商品備考の名称
  • 値引き名称
  • 手数料名称
  • 汎用項目名称(バージョン2にはありませんので対象外の為、規定値)
  • 顧客オプション名称
  • 注文オプション名称
  • 商品名称の項目名称

これらの名称は、バージョン2ではフィルタ毎に登録出来ていましたが、バージョン4では1つのみにしました。

※値引き名称、手数料名称は、フィルタからは取り込みません。
※汎用項目名称は、フィルタに登録されている「管理番号」の内容をセットします。
※バージョン4で使用する項目名称は、バージョン2の「標準」として登録してあるフィルタの設定内容から取り込みます。

 

メールについて

取り込むメールデータは、以下の3つです。

  • 受信メール(注文メールとその他のメール)
  • 未送信メール
  • 送信済みメール

バージョン4からメールを取り込む場所(トレイとフォルダと言います)を以下の様にしました。

  • 受信メールトレイ、受信メールフォルダ
  • 未送信メールトレイ、未送信メールフォルダ
  • 下書きメールトレイ、下書きメールフォルダ
  • 送信済みメールトレイ、送信済みメールフォルダ
  • エラーメールトレイ、エラーメイルフォルダ
  • ゴミ箱用トレイ、ゴミ箱用フォルダ

トレイは、上記6つの機能を表す専用のエリアです。フォルダは、トレイの中でメールを仕分けるために利用するものです。自由に設定出来ます。

1つのトレイに最大10個のフォルダが利用出来ます。これらのトレイとフォルダを利用するかどうかや名称は、バージョン4で設定出来ます。

バージョン2とバージョン4のメールの扱いは異なります。それぞれ各名称に対応したトレイに取り込みますが、取り込んだだけですので必要であればフォルダに移動させます。

 

督促データについて

バージョン4から督促履歴の機能を追加しました。しかし、バージョン2の督促データには履歴情報がありませんので、保存されているデータのみ取り込みます。

※督促データかどうかの判断は、一度でも督促したかどうかを示す督促回数で行います。

 

送料設定データについて

バージョン2では、配送業者毎か非連動の形式で送料を登録しました。バージョン4では、これを廃止して1つのみの登録方法に変更しました。

送料設定データには、設定データとテーブルがあります。 バージョン2のどのデータを取り込むかは、以下の条件の順で決めています。

取り込み条件

  1. 非連動の形式で登録されていれば最優先でその内容を取り込みます。
  2. 「環境設定全般」-「配送業者」タブの「受注新規登録時」で規定値として登録されている配送業者の内容を取り込みます。
  3. 登録されている配送業者の最も若いコード(ドットコム通販で決めている)の内容を取り込みます。

 

 

値引き設定データについて

バージョン2では、支払方法毎か非連動の形式で値引きを登録しました。バージョン4では、これを廃止して1つのみの登録方法に変更しました。

値引き設定データには、設定データとテーブルがあります。 バージョン2のどのデータを取り込むかは、以下の条件の順で決めています。

取り込み条件

  1. 支払方法と連動させた形式で登録されていれば最優先でその内容を取り込みます。
  2. 支払方法と連動させた形式で登録されていなければ、登録されている支払方法の最も若いコード(ドットコム通販で決めている)の内容を取り込みます。

 

手数料設定データについて

バージョン2では、支払方法毎か非連動の形式で手数料を登録しました。バージョン4では、これを廃止して1つのみの登録方法に変更しました。

手数料設定データには、設定データとテーブルがあります。 バージョン2のどのデータを取り込むかは、以下の条件の順で決めています。
但し、画面で指定した代引き手数料の有無により異なります。

「代引き手数料あり」の取り込み条件

  1. 支払方法が「代引き」のデータが登録されていれば、その内容を最優先で取り込みます。
  2. 登録されていなければ、登録されている支払方法の最も若いコード(ドットコム通販で決めている)の内容を取り込みます。何も登録されていなければ、取り込みません。設定データは、初期化します。

「代引き手数料なし」の取り込み条件

  1. 支払方法と連動させた形式で登録されていれば、その内容を最優先で取り込みます。
  2. 支払方法と連動させた形式で登録されていなければ、登録されている支払方法の最も若いコード(ドットコム通販で決めている)の内容を取り込みます。 何も登録されていなければ、取り込みません。設定データは、初期化します。

「テーブル」の取り込み条件

  1. 支払方法と連動させた形式で登録されていれば、その内容を最優先で取り込みます。
  2. 支払方法と連動させた形式で登録されていなければ、登録されている支払方法の最も若いコード(ドットコム通販で決めている)の内容を取り込みます。 何も登録されていなければ、取り込みません。設定データは、初期化します。

 

その他のデータについて

その他のデータは、バージョン4に合わせて取り込みます。

 

注意事項

バージョン2データを取り込む前に、以下の2つの内容を行っておきます。

  • 支払方法の確認
  • 全メールの受信

 

支払方法の確認

バージョン4では、支払方法のコードに意味付けがされています。バージョン2とバージョン4の支払方法(コード)が同じ扱いがされているかどうかを確認します。

例えば、バージョン4では、支払方法のコードとその名称は、以下の様に決められています。

  1. 代引き
  2. 銀行振込
  3. 郵便振替
  4. クレジットカード
  5. 現金

※99として「その他」が用意されています。

バージョン2の支払方法コードの名称とバージョン4の支払方法名称が異なる場合は必ず「支払方法の対応付けをする」を実行します。

支払方法の対応付けを行わない場合、バージョン2の支払方法が正常にバージョン4へ移行されません。

※バージョン2で使用していた全ての支払方法が上記と同じ場合で、しかもバージョン4の支払方法のコード(1~5)の意味合いがバージョン2で使用していた支払方法のコードと全く同じであれば、対応付けをする必要はありません。しかし、コードが異なる場合は、対応付けを必ずします。

(例)バージョン2での支払方法が以下の様な場合は、必ず対応付けを行います。

  1. 銀行振込 (バージョン4では、1.代引き)
  2. 代引き   (バージョン4では、2.銀行振込)
  3. 郵便振替

バージョン2の「銀行振込」と「代引き」のコードがバージョン4の支払方法と異なりますので「支払方法の対応付けをする」を必ず実行します。

※バージョン2で使用していた支払方法がバージョン4に無い場合は、取り込み処理をする前にバージョン4で予め登録しておきます。そして、「支払方法の対応付けをする」を必ず実行します。

 

全メールの受信

取り込み処理をする前に必ずバージョン2のプログラムで「サーバーにメールのコピーを置かない」指定で全メールを受信しておきます。

サーバーにメールのコピーを置く状態でデータの取り込みを行うと、取り込み後のメール受信で注文メールを重複して取り込む可能性がありますので必ず行います。

※重複して注文メールを取り込ん だ場合は、どれか1つだけ残して他を削除します。

 

準備

ドットコム通販Ver2データ取り込みを実行する前に以下の準備をします。

  • バージョン2内容の保存
  • バージョン2のインストール先を控える
  • 支払方法の対応付けをする場合

 

バージョン2内容の保存

バージョン2のプログラムがインストールされているフォルダからプログラムとデータを外部メモリ(USBメモリ、CD-ROMなど)に保存します。但し、バージョン4を同一パソコンにインストールしてご利用になる場合は、保存の必要はありません。

バージョン4をバージョン2がインストールされているパソコンと異なるパソコンにインストールする場合を説明します。保存は、外部メモリ(USBメモリ)へする方法です。他の媒体を使う場合も同様です。

  1. USBメモリをバージョン2がインストールされているパソコンのUSBに差し込みます。
  2. バージョン2がインストールされているフォルダをマイコンピュータから開きます。
    (例)WindowsXPの標準インストールした場合は、以下の通りです 。
    C:¥Program File¥com通販PRO Ver2
  3. 次の3つのファイルをUSBメモリに保存します。
    ・com2han-data.mdb
    ・com2han-mail.mdb
    ・com2han-proc.mdb
  4. 「ハードウエアの安全な取り外し」を行ってからUSBメモリをパソコンから外します。

 

バージョン2のインストール先を控える

バージョン4をバージョン2と同じパソコンにインストールしてご利用になる場合は、予めバージョン2のインストール先を控えておきます。

(例)

C:¥Program File¥com通販PRO Ver2

 

支払方法の対応付けをする場合の処理

支払方法の対応付けをする場合(画面の「支払方法の対応付けをする」にチェックを付けた場合)、予め バージョン2で使用していた支払方法をバージョン4の「メンテナンス(M)」-「支払方法の登録」で生成しておきます。

バージョン4には、初期値としていくつかの支払方法が予め登録されていますが全く同じであれば、生成する必要はありません。

但し、バージョン4のコード1~5の支払方法は、決められていますので変更出来ません。これら以外の支払方法をお使いの場合は、コード6以降を使って登録します。

支払方法の対応付けをしない場合(画面の「支払方法の対応付けをする」にチェックを付けない場合)、バージョン2の支払方法 (コード、支払方法、納品書のお買上げ金額項目名称)は、移行されません。バージョン4に予め登録しておいた支払方法を利用することになります。

 

画面項目の説明

ドットコム通販Ver2データ取り込み画面は、次の通りです。

 

注文商品の代金支払形態

バージョン2で運用していた代金の支払い形態(代金先払い|代金先払い)を指定します。

代金支払形態 意味
代金先払い 入金を確認してから商品を送る形態
代金後払い 商品を先に送ってから代金を受け取る形態

※「代金先払い」と「代金先払い」が混在している場合は、主に運用していた形態を選択します。

 

受注データのポイント数を「今回取得ポイント」とする

バージョン4では、ポイント項目が以下の様に複数有ります。

  • 前回までのポイント残高
  • 今回取得ポイント
  • ボーナスポイント
  • 今回使用ポイント
  • ポイント残高

バージョン2で利用しているポイント項目は、1つです。、この項目を「今回取得ポイント」の項目に取り込むかどうかを指定します。

「今回取得ポイント」に取り込むのであれば、チェックを付けます。チェックを付けない場合は、バージョン 2のポイントは、バージョン4へは取り込まれません。

※「今回取得ポイント」に取り込むことで、「ポイント残高」もバージョン2から引き継ぐことが出来ます。取り込んだ合計を「ポイント残高」としてセットします。

 

Ver2に代引き手数料が存在する

バージョン2で代引き手数料を使用している場合にチェックを付けます。

チェックを付けると「代引き手数料は」が選択可能になります。バージョン2で代引き手数料 を使用していた場合、どの手数料項目で使用していたかを以下から選択します。

  • 手数料1
  • 手数料2

 

Ver2の手数料1項目のセット

バージョン2で使用している手数料1項目をバージョン4のどの手数料項目にセットするかを指定します。指定方法は、以下の3つです。

  • セットしない
  • 手数料1の項目にセット
  • 手数料2の項目にセット

セットしない

バージョン2で代引き手数料を使用していない場合に指定します。

手数料1の項目にセット

バージョン4の手数料1の項目にバージョン2で使用してる手数料1項目の内容をセットする場合に指定します。

手数料2の項目にセット

バージョン4の手数料2の項目にバージョン2で使用してる手数料2項目の内容をセットする場合に指定します。

※バージョン4の手数料1と手数料2の違いは、手数料1は、ドロップダウン機能を持った項目です。手数料2は、ただの項目です。
ドロップダウン機能とは、その項目(手数料1)をクリックすると登録してある内容が一覧として表示される機能のことです。
※テーブル登録してある場合は、手数料1にセットします。手数料1には、ドロップダウン機能がありますので登録したテーブル内容が表示出来るからです。

 

値引き項目のセット

バージョン2で使用している値引き項目は、1つです。その値引き項目をバージョン4のどの値引き項目にセットするかを指定します。指定方法は、以下の3つです。

指定方法は、以下の3つです。

  • セットしない
  • 値引き1の項目にセット
  • 値引き2の項目にセット

セットしない

バージョン2で値引きを使用していない場合に指定します。

値引き1の項目にセット

バージョン4の値引き1の項目にバージョン2で使用してる値引きをセットする場合に指定します。

値引き2の項目にセット

バージョン4の値引き2の項目にバージョン2で使用してる値引きをセットする場合に指定します。

※バージョン4の値引き1と値引き2の違いは、値引き1は、ドロップダウン機能を持った項目です。値引き2は、ただの項目です。
ドロップダウン機能については、「代引き手数料項目のセット」を参照して下さい。
※テーブル登録してある場合は、値引き1にセットします。

 

Ver2データベースのフォルダ指定

準備しておいたバージョン2のデータが入ったメディア(例えばUSBメモリ)のフォルダ位置を入力します。

「参照」ボタンを利用して指定することも出来ます。

フォルダ指定をするとバージョン2で一度でも使用していたフィルタ名が「Ver2のフィルタとVer4のフィルタの対応付けを行います」に表示されます。

注文データ内に存在しないフィルタがある場合、

*** 未定義 ***  [NO. n] (nは、フィルタ番号)

と表示されます。

これは、フィルタ自体が削除されている場合に起きます。

 

支払方法の対応付けをする

バージョン2とバージョン4との支払方法の扱いが異なる場(コードがバージョン4と同じでない場)合にチェックを付けます。

チェックを付けると「対応付け」ボタンが利用可能になります。「対応付け」ボタンをクリックすると「支払方法の対応付け」画面が表示されますのでそこで設定します。

 

Ver2のフィルタとVer4のフィルタの対応付けを行います

対応付けは、表示されているフィルタの数だけ行います。

対応付けは、「対応」ボタンをクリックすると「Ver2のフィルタとVer4のフィルタの対応付け」の専用画面が表示されますのでそこで設定します。

「クリア」ボタンをクリックすると対応付けされているフィルタをクリア出来ます。再度、対応付けを行います。

対応付け後

 

ドットコム通販Ver2データ取り込みの操作

「ドットコム通販Ver2データ取り込み」は、ドットコム通販バージョン4から起動します。

 

ドットコム通販Ver2データ取り込みの起動

ドットコム通販を起動してメニュー(F)の「オプション」-「ドットコム通販Ver2データ取り込み」をクリック。


確認メッセージが表示されますので「はい(Y)」をクリック。

ドットコム通販が終了して「ドットコム通販Ver2データ取り込み」プログラムが自動的に起動します。

 

ドットコム通販Ver2データ取り込み

「ドットコム通販Ver2データ取り込み」プログラムが起動します。

使っていたバージョン2の環境に合わせて項目をセットします。

「Ver2データベースのフォルダ指定」の「参照」ボタンをクリックするとフォルダの参照画面が表示されます。

バージョン2のデータベースをUSBメモリに保存したものから取り込む方法で説明します。保存先フォルダは、 Ver2-data です。USBメモリは、予めパソコンにセットしておきます。

USBメモリをパソコンにセットすると REMOVABLE として表示されますのでクリックします。

保存先フォルダの Ver2-data をさらにクリックしから「OK」ボタンをクリックします。

「Ver2データベースのフォルダ指定」に保存先フォルダが表示され、バージョン2に登録されているフィルタが「Ver2のフィルタとVer4のフィルタの対応付けを行います」に表示されます。

バージョン2の注文データ内に登録されているフィルタが存在しない場合、以下のメッセージが表示されますので「OK」ボタンをクリックして先に進みます。

そして、「Ver2のフィルタとVer4のフィルタの対応付けを行います」は、次の様に表示されます。

*** 未定義 *** [NO. n] の n は、フィルタ番号のことです。

※バージョン2運用中に使っていたフィルタを消してしまった場合に起きます。

バージョン2とバージョン4の支払方法設定が異なる場合は、「支払方法の対応付けをする」にチェックを付けて「対応付け」ボタンをクリックします。

支払方法の対応付け」画面が表示されますのでこの画面上で対応付けを行います。

Ver2のフィルタとVer4のフィルタの対応付けを行います」の「対応」ボタンをクリックします。

クリックした「対応」ボタンの行に表示されているフィルタとバージョン4に登録されているフィルタとを対応付けする画面が表示されます。この画面上でフィルタの対応付けをします。

全て対応付けられた状態

全ての項目をセットしたら「実行」ボタンをクリックします。

確認メッセージが表示されますので「はい(Y)」をクリック。バージョン2のデータを取り込みが開始されます。

バージョン2のデータ内に代引き手数料が存在していないのに「Ver2に代引き手数料が存在する」設定にしている場合、次のメッセージが表示されますので「はい(Y)」か「いいえ(N)」どちらにするかをクリックします。

はい(Y)」をクリックすると取り込みが開始されます。

バージョン2のデータを取り込んでいる状態の画面です。
進捗状況をプログレスバーで確認出来ます。

取り込みが終了すると次のメッセージが表示されますので「OK」をクリックします。

終了」ボタンをクリックしてこのプログラムを終了します。

自動的にドットコム通販が起動します。

「ドットコム通販Ver2データ取り込み」の終了は、メニューの「終了」でも行えます。

 

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