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注文主(お客様)情報のCSVデータ取り込み

通販業務をサポートする受注管理ソフト【ドットコム通販】

CSVファイル形式の注文主(お客様)情報データ(以下、顧客データ)を取り込んで顧客マスタを自動生成します。

 

注文主(お客様)情報のCSVデータ取り込みとは

表計算ソフト(Microsoft Office ExcelやOpenOffice Calc等)で生成したCSV形式の顧客データをドットコム通販に取り込んで顧客マスタを自動生成します。

既に顧客データをお持ちの場合、ドットコム通販に取り込み可能なCSV形式であればそのデータを取り込んでドットコム通販の顧客マスタとしてご利用になれます。

ドットコム通販に取り込み可能なCSV形式にするには、表計算ソフト等で加工しCSV形式で出力します。

※同一電話番号 + 枝番がCSVデータ内にある場合、どれか1つのデータが顧客マスタに書き込まれます。重複することはありません。
※データが正常に取り込めたかどうかは、検索(S)の「注文主(お客様)検索」で確認します。
※ドットコム通販LANの場合、他のコンピュータがドットコム通販LANを起動しているとこの処理は出来ません。他で起動しているドットコム通販LANを全て終了させてから行います。

 

 

CSV形式への加工方法

ドットコム通販へ取り込む顧客データ形式は、決められています。

  • 項目の順番と桁数
  • CSV形式での出力

※これら2つの条件が守られていないデータは、ドットコム通販には、取り込めません。

項目の順番と桁数

項目の順番と桁数は、以下の様に決められています。

 順番 項目内容 最大桁数
 1  氏名  30文字
 2  ふりがな  30文字
 3  部署名  30文字
 4  担当者名  30文字
 5  担当者ふりがな  30文字
 6  郵便番号  8文字
 7  都道府県  5文字
 8  住所  100文字
 9  建物名・室番  100文字
 10  電話番号  15文字
 11  枝番  1文字(0~9)
 12  FAX番号  15文字
 13  メールアドレス  70文字
 14  携帯電話番号  15文字
 15  携帯メールアドレス  70文字
 16  現在ポイント残高  7桁数字
 17  一括メール不可  0:許可  1:不許可
 18  メールニュース購読  0:しない  1:購読

※項目は、必ずこの順番でセットします。
※使用しない項目には、何もセットしません。但し、使用しない項目であっても必ずその項目分は、用意します。
※同一電話番号の顧客データが複数ある場合、枝番を0から順番にセットします。同一電話番号がない場合は、0をセット
※一括メール不可とメールニュース購読は、0か1でセットします。
※都道府県が住所に含まれる(都道府県の項目には何もセットされていない)場合でも取り込み可能です。但し、住所項目から都道府県名を取り出すことはしません。

例)以下の様な順番内容にします。

”通販太郎”,”つうはんたろう”,””,””,””,”500-xxxx”,”岐阜県”,”○○市□□町”,”△△アパート101”,”058-xxx-xxxx”,”0”,””,”taro@xxx.co.jp”,”090-1234-5678”,””,”254”,”0”,”1”

 

CSV形式での出力

CSV形式とは、各項目を「カンマで値を区切った」形式という意味です。

例えば、次の様な形式です。

”通販太郎”,”つうはんたろう”,””,””,””,”500-xxxx”,”岐阜県”,”○○市□□町”,”△△アパート101”,”058-xxx-xxxx”,”0”,””,”taro@xxx.co.jp”,”090-1234-5678”,””,”254”,”0”,”1”

※項目をダブルクォーテーション(")で囲んでも囲まなくてもOKです。
※項目内にカンマ(,)が入ったデータは、正常に取り込まれませんので注意します。

取り込んだ内容が文字化けする場合は、表計算ソフトでCSV形式ファイルに出力する際、文字列をShift-JIS に指定して出力します。

 

画面項目の説明

注文主(お客様)情報のCSVデータ取り込み画面は、次の通りです。

 

取り込み方法

取り込み方法には、2種類あります。

  • 新規(顧客データベースクリア後に取り込み)
  • 追加(同一内容がある場合は、上書き)

どちらにするかは、お使い時の環境に合わせます。

 

新規(顧客データベースクリア後に取り込み)

ドットコム通販の顧客マスタ内容を全て削除してからCSV形式データを取り込んで顧客マスタを自動生成します。

 

追加(同一内容がある場合は、上書き)

ドットコム通販の顧客マスタにCSV形式データを取り込んで顧客マスタを自動生成します。同一内容がある場合は、上書きします。

同一内容とは、以下の項目内容が同じものです。

  • 電話番号 + 枝番

※ドットコム通販は、顧客データを電話番号 + 枝番で管理しています。同じ電話番号がある場合は、枝番で調整して下さい。

 

先頭に項目名が入っている

CSV形式ファイルの先頭に項目名がカンマ区切りで入っている場合があります。その場合にチェックを付けます。

先頭に項目名が入っている場合、ここにチェックを付けないと項目名をデータとして認識してデータ件数にカウントしてしまいますので注意します。

先頭に項目名が入っている場合

先頭に項目名が入っていない場合

 

注文主(お客様)情報のCSVデータ取り込みの操作

「注文主(お客様)情報のCSVデータ取り込み」をクリックすると以下の画面が表示されます。

画面項目をセットして「実行」ボタンをクリックします。

取り込み方法を「新規」にした場合、確認メッセージが表示されますので「はい(Y)」をクリックします。「追加」にした場合は、確認メッセージは表示されません。

CSVデータファイルを指定する画面が表示されますので予め用意しておいたCSV形式ファイル名を指定します。予め用意しておいたCSV形式ファイルを kokyaku.csv として説明します。

kokyaku.csv クリックしてから「開く(O)」ボタンをクリックします。顧客データの取り込みが開始されます。

顧客データの取り込み状況は、プログレスバーに表示されます。

顧客データの取り込みが終了するとメッセージが表示されます。「OK」ボタンをクリックしてメッセージを消します。

全件取り込めなかった場合は、以下のメッセージが表示されますので確認します。

顧客データの取り込みを完了したら「閉じる」ボタンをクリックして画面を閉じます。

 

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